Tiedolla johtamisen termit tuntuvat olevan nyt kaikkien huulilla. Analytiikka, data ja mittarit määrittelevät, miten päästään parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Mutta mitä kaikkea pitäisi ottaa huomioon tiedolla johtamista aloittaessa? Miten ylipäänsä päästään alkuun?
Kaikki lähtee strategiasta
Vantaa aloitti tiedolla johtamisen valmistelut keväällä 2020 kahden kaupunkitasoisen esiselvityksen jälkeen. Valmisteluja vauhditti vuonna 2019 voimaantullut laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta. Vantaan Tietohallinto avasi tietojen siirtymisiä, teki tietoarkkitehtuuria ja loi ensimmäiset tietoaltaat. Samalla kartoitettiin henkilöstön Power BI -osaamista.
Kasvatuksen ja opetuksen toimialalle perustettiin tiedolla johtamisen työryhmä ja pidettiin työpajoja, joissa kerättiin ajatuksia siitä, minkälaisia näkymiä tarvitaan. Tämä onkin yksi kohta, mihin kannattaa pysähtyä. Olisi hyvä lähteä liikkeelle ongelmasta, johon halutaan löytää ratkaisu. Ongelma voi olla vaikka pätevän henkilöstön määrä eri alueilla, osaamisen kehittäminen ja todentaminen, kouluerot tai hyvinvointiasiat. Ongelman määrittelyn jälkeen voidaan pohtia, mikä tieto auttaisi ongelman ratkaisussa. Jos tarvitaan tietoa budjettipäätösten tueksi, näkymä voi olla helppo rakentaa talouslukujen valossa. Mutta jos tarvitaan tietoa siitä, miten oppilaat sijoittuvat eri kielitaustojen mukaan toiselle asteelle, näkymän luominen voikin olla haastavampaa. Tiedolla johtamisen näkymien teko itsessään ei voi olla päämäärä. Näkymät ovat keino, jolla oikea päämäärä saavutetaan. Aidot päämäärät löytyvät usein jo strategiasta. Vantaan strategiassa esimerkiksi yksi osa-alue on hyvinvointierojen kaventaminen. Tiettyjä näkymiä tehdään, jotta voidaan tehdä päätöksiä hyvinvointierojen pienentämiseksi.
Yhteistyöllä se sujuu
Jos olet se superihminen, joka osaa asetella kysymykset päättäjien päätöksenteon tueksi, tunnet kuntanne datan ja osaat ottaa sen eri järjestelmistä ulos, kykenet rakentamaan datasta näkymiä ja motivoit niiden käyttöön ja lisäksi osaat tulkita erilaisia lopputulemia, olet ansainnut palkankorotuksen! Usea meistä kuitenkin tarvitsee muita parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi myös tiedolla johtamisen prosessissa. Alkuun kannattaa osallistaa loppukäyttäjät; johtajat, päälliköt ja esihenkilöt, jotka tulevat näkymiä käyttämään. Mistä näkymistä he hyötyisivät, mikä on tuo edelläkin pohdittu ongelma? Sitten tarvitaan tietojärjestelmien asiantuntijoita, jotka tietävät mitä dataa järjestelmä sisältää, miten ja missä muodossa se saadaan järjestelmästä ulos. Joskus tieto on hajallaan useissa eri järjestelmissä. Vasta seuraavaksi on vuorossa tiedon näkyväksi tekeminen, jonkin ohjelmiston valjastaminen tiedon pyörittelyyn ja visualisointiin. Tässä vaiheessa on hyödyllistä, että näkymän tekijä ymmärtää substanssia, mitä on rakentamassa. Ymmärtää, mistä poikkeamat johtuvat, mitkä osiot voi huoletta piilottaa ja kuinka isolla skaalauksella on järkevää luoda klusteripalkkeja. Lopulta on hyvä käydä vuoropuhelua johtajien kanssa, onko näkymä sellainen, mikä vastaa esitettyyn ongelmaan? Auttaako näkymä päätöksenteossa?
Opetuksenjärjestäjillä on mielettömät määrät dataa. Olennaista on pohtia, mitä ja miten dataa kerätään tiedolla johtamisen tueksi. Tietosuoja-asiat tulee pitää jatkuvasti mielessä, etenkin kun puhutaan oppilastiedoista tai henkilöstötiedoista. Voiko henkilötietojen sijaan käyttää jotain muuta tunnistetta, kuten oppilasnumeroa? Näkymiä luodessa herkkyys on hyvä asia, jos jokin ilmiö on pieni, on hyvä pohtia, säilyykö henkilöt tunnistamattomina. Joskus voi olla helpompaa yhdistää tietoja esimerkiksi alueellisesti yhteen. Toinen kriittinen kohta on tietojen julkistus. Huoltajista olisi varmasti herkullista nähdä arviointi- ja hyvinvointidataa eri kouluista, mutta sillä voidaan tehdä paljon hallaa. Monet tietonäkymät kaipaavat myös tietojen taustoittamista ja ymmärrystä siitä, mistä tiedot ovat peräisin ja miten niitä tulkitaan.
Tervetuloa Tiedolla johtamisen seminaariin!
Digikilta järjestää tiedolla johtamisen seminaarin 28.-29.9.2022 Vantaalla. Ohjelmassa on asiantuntijaluentoja ja työpajoja, joissa pääset itse rakentamaan näkymiä.
Tapahtuman ilmoittautuminen käynnistyy elokuussa. Lämpimästi tervetuloa!
Blogia varten haastateltu: Juhani Kärki, Suunnittelu- ja kehittämisyksikön päällikkö, Tiedolla johtamisen edistäminen Kasvatuksen ja opetuksen toimialalla
